会議を有意義にするために

kaigi

長い時間拘束されて、終わってみたら「あれ?何が決定したんだっけ?」という会議ありませんか?

複数人で参加して、そんな中身の無い話し合いをすれば

それだけの工数が、○人月という表現でお金となって消えていきます。

会議を有意義にするために行ったらよいことを考えてみました。

人の時間を奪わないという意識を持つ

誰にとっても、時間は貴重(有限)な資産です。

むやみやたらに会議を設ければ、それだけ参加者の資産を奪うことになります。

お金のように目には見えないので意識しづらいからこそ、

「人の時間を奪っていないか」

という意識を常に持ちましょう。

会議だけに限らず、業務時間中のおしゃべりや電話の利用についてもしかり。

おしゃべりに応じてくれているように見えても、

実は「何時までに仕上げたいから今話しかけないでほしいんだけどなぁ^^;;」と思われてるかもしれません。

コミュニケーション・潤滑剤としてのお喋りは必要ですが、惰性でダラダラ話しかける癖は持ちたくないものです。

下記の記事で紹介されている”時間吸血鬼”にならないようにしましょう。

なぜ安易に電話を使うのか?あなたは時間吸血鬼になっていませんか?

・・・どうしてもかまってもらいたいときは話しかけちゃいますけどね^^;

長くならないように意識はしています。

参加者を絞る

なんでもそうだと思うのですが、無駄に参加者を増やすと

「どうせ誰かがやるだろ」

「俺は関係ない」

という意識が芽生えてしまいます。

本当に必要だと思う人だけに来てもらいましょう。

脱線しますが、メール連絡の際に関係しそうな人全員をとりあえずCCに入れておく、という行為もやめましょう。

”とりあえずCC”攻撃は、なにかトラブルが発生した時に「CCにいれてたじゃないですか!読んでないんですか!!」と

責任転嫁するための策かとさえ思えます。

議題を事前に連絡しておく

会議の目的・議題を事前に参加者に通知します。

なんかよくわからんけど、呼ばれたから来ました、みたいな状況を避けるためです。

また、事前に連絡しておくことで、各自が解決策を用意することができます。

終了時間を短めに設定する

残業時間の打ち合わせでよくあるのが

「開始時間と場所は決まっているが終了時間が決まっていない」

という状態。

これをやってしまうと「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」というパーキンソンの法則が発動します。

参加者の時間への意識が欠如し、ダラダラとあーでもないこーでもない会話に終始してしまうのです。

終了時間は「ちょっと足りないかな?」くらいに設定しておきましょう。

会議は相談する場ではなく、決める場と心得る

議題を持ち出す際は、たたき台を持っていけということです。

「○○で困ってます。どうしましょう?」とオープンな質問を投げれば、

そこからよーいドンでみんな好き勝手話し始めて話が発散します。

だから

「○○で困っています。これを解決するために××するつもりです。問題あればご意見頂戴」

というように質問の仕方を変えます。

みんなの意識を1ポイントに集中させるため、「私はこうしますよ!!」と意見を主張するのです。

ふわふわした質問をすれば、会議もふわふわして相談の場となってしまいます。

「決める」ために、クローズな提案を準備しましょう。

※具体的な提案を行うときは、ミスリードに注意。みんなの注意が誤った方向に向いて、そのまま突っ走る可能性があります

(俯瞰して、根本的な方針が誤っていることに気づいてくれる人がほしい)。

ホワイトボードをつかう

ホワイトボードをつかって、会議の目的や、現在の状況などを文字としてみんなが見えるように文字にしておきます。

これをするだけで脱線を防ぐ効果があります。

話を最後まで聞く

人の話を最後まで聞きましょう。

互いに、「いや、それは○○で!」というように相手の話を遮って会話しているのに、

意見の根底に潜む意図は一緒だった、

なんてこともよくあるパターン。

結論を急ぐために相手の話を遮りたくなる気持ちはわかりますが、

急がば回れ。

相手が言わんとすることをきちんと理解しましょう。

相手がちゃんと最後まで話を聞いてくれると

「あ、ボクもちゃんと話最後まできかないとな!」

と思うものです。

結論から話す・言いたいことは最後まで言い切る

散々話し終わった後に

「だからなに?」

と思われないような話し方をしましょう。

意見は何か、

その理由は何か、

何をしたいのか、してもらいたいのか

を語尾を濁すことなくハッキリ言い切りましょう。

たとえば、

「8月末までにスケジュールを完成させたい。

あなたが作っているツールが使えるか使えないかで、日程が大きく変わってくる。」

で話を止める人がいたらまさに「だから何?」となります。

・ツールを絶対に早く仕上げろと言っているのか

・ツールが使えないことに対するただの不満を述べているのか

・ツールができないならできないで、顧客にスケジュール延期を要求できる、と言っているのか

「スケジュールを完成させたい。あなたが作っているツールがいつできるのか、もしくはできないのか、を教えてくれ」

というように最後まで話をしましょう。

逆に言えば、常に自分自身に

「だからなに?」

と問いかけるようにしましょう。

他の人が言っても反対するのか、を考える

あの人が好き、この人は嫌い、という好き嫌いはどうしても出てくるもの(程度の差こそあれ)。

芳しくないイメージを持った人がしゃべると、なんでもかんでも否定したくなっちゃいますが、

他の人が同じことを言っても同じように反応するのか、と一瞬間をおいて考える癖をつけると

きっとお互いのためになります。

個人と意見を一度分離して考えるようにしましょう。

まとめ

会議で気を付けたいポイントを列挙しました。

会議しているとそれだけで仕事やった感になることもありますが、

個人的にはできるだけ減らして、短時間で済ませたいのです。

無駄な会議は異常にエネルギーを吸い取られるし、

会議モードから通常業務モードに戻る際の

コンテキストスイッチ(あたまの切り替え)に多少時間がかかってしまいます。

自分自身に言い聞かせるように、今回いろいろ書きました。

たまに読み返します。

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編集後記

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